İŞBİRLİĞİ ORTAĞI KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ

I. Veri Sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) uyarınca, kişisel verileriniz; veri sorumlusu olarak Friedrich-Ebert-Stiftung Derneği Türkiye Temsilciliği („Dernek“) tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenmektedir.

II. Kişisel Verileri Toplama Yöntemleri ve Hukuki Sebepleri

Derneğimiz, kişisel verileri doğrudan etkinlik ziyaretçisinin kendisinden, çevrimiçi organizasyon ve etkinlik düzenleme platformlarından, etkinlik alanı giriş kapıları, bina dış cephesi, alan girişleri, etkinlik alanları, yemekhane, kafeterya, ziyaretçi bekleme salonu, otopark, güvenlik kulübesi ve kat koridorları ve diğer hizmet alanlarında bulunan CCTV sisteminden, fiziksel formlar, e-posta, posta, faks ve sair iletişim kanalları aracılığıyla işitsel, elektronik veya yazılı olarak öğrenilen verilerden, Kanun’da belirtilen kişisel veri işleme şartlarına uygun bir şekilde elde etmekte, organizasyon ve etkinlik yönetimi başta olmak üzere aşağıda belirtilen amaçlarla uyumlu olarak işlemektedir.

Kişisel verileriniz, kanunlarda açıkça öngörülme (örneğin, 5651 sayılı Kanun uyarınca internet trafik kayıtlarının işlenmesi), hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (örneğin, zorunlu eğitimlerin yönetilmesi veya iş sağlığı/güvenliği kurallarına etkinlik alanında riayet edildiğinin takibi), veri sorumlusunun meşru menfaati (örneğin, fiziksel mekan güvenliğinin sağlanması amacıyla kamera kayıtlarının tutulması), açık rızanız (örneğin, sosyal medya mecralarında fotoğraflarınız veya isminizin paylaşılması) hukuki sebepleriyle işlenmektedir.

III. Veri Kategorileri ve Örnek Veri Türleri

İşbirliği Ortağı

Kimlik Bilgisi

Ad-Soyad, TC Numarası, Doğum tarihi, doğum yeri

İletişim Bilgisi

Cep Telefonu, Eposta Adresi

Hukuk İşlem ve Uyum Bilgisi

Trafik/Log kayıtları

Eğitim/Çalışma Bilgisi

Kurum/Şirket, Pozisyon, Okul/Üniversite

Görsel Bilgisi

Fotoğraf ve kamera kayıtları

IV. Kişisel Verileri İşleme Amaçları

Yukarıda belirtilen kişisel verileriniz, bu verileri bizlere açıklamanıza konu olan ve aşağıda sıralanan amaçlarla işlenebilecektir:

• Taraflar arasındaki iletişim ve iş ilişkilerinin sürdürülmesi
• Etkinlik ve organizasyon yönetimi
• Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi
• Etkinlik alanının düzenlenmesi, katılımcıların belirlenmesi, katılımcı kitlesinin analizi, sonraki etkinlikler için istatistik oluşturması, yaka kartı ya da katılımcı listelerinin oluşturulması
• Fiziksel mekân güvenliğinin temini
• Bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması, denetim ve icrası
• Ziyaretçilerin bilgiye erişim yetkilerinin planlanması ve icrası
• Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi
• Sosyal sorumluluk ve sivil toplum aktivitelerinin yürütülmesi
• İş ortakları, hizmet sağlayıcılar ve tedarikçi ilişkilerinin yürütülmesi
• Eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi
• Etkinlik öncesi ve sonrası katılımcılar ile iletişime geçilmesi
• Etkinliklere ilişkin olarak konuşmacıların görüşünün alınması
• Katılımcı portföyünün oluşturulması, istatistiksel olarak düzenlenen etkinliklere katılım verilerinin değerlendirilmesi
• Programlar, etkinlikler, teklifler ve tüm eğitim süreçlerimiz hakkında bilgi verilmesi, bülten oluşturulması,
• Acil durum yönetimi süreçlerinin yürütülmesi
• İş sağlığı/güvenliği faaliyetlerinin yürütülmesi
• Gelecek tarihlerde düzenlenecek olan etkinlikler hakkında iletişime geçilmesi

V. Kişisel Verilerin Aktarılması

Derneğimiz, kişisel verilerinizi “bilme gereği” ve “kullanma gereği” ilkelerine uygun olarak, gerekli veri minimizasyonunu sağlayarak ve gerekli teknik ve idari güvenlik tedbirlerini alarak işlemeye özen göstermektedir. Etkinlik ve organizasyon süreçlerinin yürütülmesi veya denetimi, dijital altyapıların işletilmesi farklı paydaşlarla sürekli veri akışını zaruri kıldığı için işlediğimiz kişisel verileri belirli amaçlarla üçüncü kişilerle aktarmak durumundayız.

Kişisel verileriniz, yukarıda belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi doğrultusunda ve bu amaçların yerine getirilmesi ile sınırlı olarak; hissedarlarımızla, iş ortaklarımızla,  iştiraklerimiz ve bağlı ortaklıklarımızla, iş faaliyetlerinin yürütülmesi ve denetimi, iş sürekliliğinin sağlanması faaliyetlerinin yürütülmesi, bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi amaçlarıyla; bilişim altyapımızı sağlayan, işleten veya hizmet sunan iş ortaklarımızla ve hizmet sağlayıcılarımızla, hizmetlerin kalite kontrol, şikayet yönetimi ve risk analizi alanında hizmet sunan iş ortaklarımızla ve hizmet sağlayıcılarımızla, kanunen yetkili kamu kurumları ve özel kişi veya kuruluşlar ile üçüncü kişilere, veri sorumlusunun meşru menfaatinin gerektirdiği hallerde özel olarak belirlenecek üçüncü kişilerle, işbu aydınlatma metninde belirtilen amaçlarla sınırlı olarak aktarılabilecek, yurt içinde veya yurt dışında işlenebilecektir. Ayrıca;

• Etkinlik süresince güvenliğin temini amacıyla kimlik bilgileri ve kamera kayıtları gibi verilerin etkinlik alanı sahibi, etkinlik iş birliği ortakları, sponsorları ve güvenlik şirketleri gibi üçüncü kişilerle
• Ödeme faaliyetlerinin gerçekleştirilebilmesi, muhasebe faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla hizmet sağlayıcılarıyla
• Etkinlik kapsamında elde edilen fotoğraf, video gibi kişisel verileriniz sadece etkinliğin veya Şirketin tanıtımı, bilgilendirilmesi ve reklam faaliyetlerinin yürütülmesi amacı ile reklam, tanıtım, sosyal medya iş ortaklarıyla
• Seyahat, ulaşım, konaklama ve etkinlik faaliyetlerinin planlanması ve icrası kapsamında iletişim verilerinin yurtiçinde ve yurtdışında bulunan seyahat, ulaşım, konaklama ve etkinlik organizasyon hizmetlerini sunan sağlayıcılarıyla
• Etkinlik alanına giriş ve çıkış bilgilerinin yasal zorunluluklar nedeniyle kimlik ve iletişim bilgilerinin kolluk kuvvetleriyle
• Log kayıtlarının resmî kurumlar ile paylaşılması ve kamera kayıtlarının talep edilmesi durumunda kolluk kuvvetleri, savcılık ve mahkeme gibi resmî kurumlar ile paylaşılması söz konusudur.

VI. İlgili Kişinin Hakları

Kişisel verisi işlenen kişi olarak, Kanunun ilgili kişinin haklarını düzenleyen 11. maddesi kapsamındaki haklarınızı (kişisel veri işlemeyi öğrenme, işlemeyle ilgili bilgi talep etme, işlemenin amaca uygunluğunu öğrenme, aktarım yapılan kişileri bilme, eksik veya yanlış işlemelerin düzeltilmesini  isteme, silme veya yok edilmesini isteme, otomatik tüm işlemlerin üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, analize itiraz etme, zararın giderilmesini talep etme) Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğe göre kullanmak için kvkk.fes@edel-lawfirm.com ile iletişime geçebilir kullanabilirsiniz.

TİCARİ ELEKTRONİK İLETİ ONAYI

Gelecek tarihlerde düzenlenecek olan etkinlikler hakkında bilgi verilmesi ve pazarlama ile tanıtım amaçlı tarafımla iletişime geçilmesine izin veriyorum.

İŞBİRLİĞİ ORTAĞI PAYLAŞIM ONAYI

Katılımcı olarak katıldığım etkinliklerde, görüntü ve ses kaydımın alınmasına, bu kayıtların Derneğin internet sitesi, sosyal medya kanalları, TV, radyo ve benzeri kuruluşlar aracılığı ile yayınlanmasına rıza verdiğimi beyan ederim.

CLARIFICATION TEXT ON THE PROCESSING OF PERSONAL DATA

I. Data Controller

Pursuant to Law No. 6698 on the Protection of Personal Data ("Law"), your personal data is processed by Friedrich-Ebert-Stiftung Association Turkey Office ("Association") as the data controller within the scope described below.

II. Methods and Legal Grounds for Collecting Personal Data

Our association collects personal data directly from the event visitor himself/herself, online organisation and event organisation platforms, event venue entrance doors, building exterior, venue entrances, event areas, dining hall, cafeteria, visitor waiting hall, car park, security booth and CCTV system in floor corridors and other service areas, It obtains personal data in accordance with the personal data processing conditions specified in the Law from the data obtained audibly, electronically or in writing through physical forms, e-mail, mail, fax and other communication channels, and processes them in accordance with the following purposes, especially for organisation and event management.

Your personal data are processed for legal reasons such as explicitly stipulated by law (for example, processing of internet traffic records in accordance with Law No. 5651), fulfilment of a legal obligation (for example, managing mandatory trainings or monitoring compliance with occupational health/safety rules in the activity area), legitimate interest of the data controller (for example, keeping camera records to ensure physical space security), your explicit consent (for example, sharing your photos or name on social media channels).

III. Data Categories and Sample Data Types

Co-operation Partner

Credentials

Name-Surname, Turkish ID Number, Date of Birth, Place of Birth

Contact Details

Mobile Phone, Email Address

Knowledge of Legal Procedure and Compliance

Traffic/Log records

Education/Working Information

Organisation/Company, Position, School/University

Visual Information

Photographs and camera recordings

IV. Purposes of Processing Personal Data

Your personal data mentioned above may be processed for the purposes listed below, which are subject to your disclosure of this data to us:

• Maintaining communication and business relations between the parties
• Event and organisation management
• Creation and follow-up of visitor records
• Organising the event area, identifying the participants, analysing the participant mass, creating statistics for the next events, creating name badges or participant lists
• Ensuring physical space security
• Planning, auditing and execution of information security processes
• Planning and execution of visitors' authorisations to access information
• Informing authorised persons, institutions and organisations
• Carrying out social responsibility and civil society activities
• Conducting business partners, service providers and supplier relations
• Carrying out training activities
• Contacting the participants before and after the event
• Obtaining the opinion of the speakers regarding the events
• Creating a participant portfolio, statistically evaluating the participation data of the events organised
• Providing information about programmes, events, offers and all our training processes, creating a newsletter,
• Execution of emergency management processes
• Carrying out occupational health/safety activities
• Contacting about the events to be organised on future dates

V. Transfer of Personal Data

Our Association takes care to process your personal data in accordance with the principles of "need to know" and "need to use", by ensuring the necessary data minimisation and taking the necessary technical and administrative security measures. Since the execution or supervision of event and organisation processes and the operation of digital infrastructures require continuous data flow with different stakeholders, we are obliged to transfer the personal data we process to third parties for certain purposes.

Your personal data, in line with and limited to the fulfilment of the above-mentioned purposes; with our shareholders, business partners, subsidiaries and affiliates, for the purposes of conducting and auditing business activities, conducting business continuity activities, conducting information security processes; with our business partners and service providers who provide, operate or provide services to our IT infrastructure, with our business partners and service providers who provide services in the field of quality control, complaint management and risk analysis of services, with legally authorised public institutions and private persons or organisations and third parties, with third parties to be specifically determined in cases where the legitimate interest of the data controller requires, limited to the purposes specified in this clarification text, and may be transferred and processed domestically or abroad. Also;

• In order to ensure security during the event, data such as identity information and camera recordings are shared with third parties such as the event venue owner, event cooperation partners, sponsors and security companies
• To be able to perform payment activities, to carry out accounting activities with service providers
• Your personal data such as photographs and videos obtained within the scope of the event can only be shared with advertising, promotion, social media business partners for the purpose of promoting, informing and carrying out advertising activities of the event or the Company
• Providers of travel, transportation, accommodation and event organisation services located in Turkey and abroad within the scope of planning and execution of travel, transportation, accommodation and event activities
• The entry and exit information of the entrance and exit information to the event area, identity and contact information due to legal obligations with law enforcement officers
• Log records are shared with official institutions and camera recordings are shared with official institutions such as law enforcement, prosecutor's office and court upon request.

VI. Rights of the Relevant Person

As the person whose personal data is processed, you can exercise your rights under Article 11 of the Law regulating the rights of the data subject (to learn about personal data processing, to request information about the processing, to learn the suitability of the processing for the purpose, to know the persons to whom it is transferred, to request correction of incomplete or incorrect processing, to request deletion or destruction, to request notification of all automated transactions to third parties, to object to analysis, to request compensation for damages) You can contact kvkk.fes@edel-lawfirm.com to use it according to the Communiqué on the Procedures and Principles of Application to the Data Controller.

COMMERCIAL ELECTRONIC COMMUNICATION APPROVAL

I consent to be contacted for marketing and promotional purposes and to be informed about events to be organised on future dates.

CO-OPERATION PARTNER SHARING APPROVAL

I hereby declare that I consent to the recording of my video and audio recordings during the events I attend as a participant and to the publication of these recordings through the Association's website, social media channels, TV, radio and similar organisations.